Häufig gestellte Fragen / FAQ

 

  1. Woran ist ein "gutes" QM-System zu erkennen?
  2. Worin unterscheidet sich das Johoep® Programm von anderen Systemen?
  3. Kann ich das Programm ohne Hilfe erarbeiten? Warum bieten Sie Fortbildungen zur Erarbeitung des Programms an?
  4. Sind die Johoep® Modelle zum QM-Nachweis geeignet?
  5. Gibt es eine Vorlage für einen "richtig" ausgefüllten Auditbogen?
  6. Was muss im Fall einer Überprüfung eingesendet werden?
  7. Wie läuft die Überprüfung meines QM-Systems ab?
  8. Wann muss das Handbuch überarbeitet werden? Wie lange sind die Formulare gültig?
  9. Wann muss ich die Standards überarbeiten?
  10. Warum sind die Standards aus den Risikobereichen nicht bereits im Programm hinterlegt / fertig ausgearbeitet?

 

1. Woran ist ein "gutes" QM-System zu erkennen?

Ein „gutes“ QM System richtet sich nach Ihren Bedürfnissen und nicht umgekehrt. Sie sollten leicht erkennen können, was für Ihren Leistungsbereich notwendig ist und auch nur das bearbeiten. Ihre Arbeit sollte mit allgemeingültigen vorgefertigten Dokumenten erleichtert werden, wodurch Fehler in der Umsetzung reduziert werden.

Zudem sollten Sie sich jederzeit gut betreut fühlen und zuverlässige Ansprechpartnerinnen haben, an die Sie sich unkompliziert wenden können.

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2. Worin unterscheidet sich das Johoep® Programm von anderen Systemen?

Das Johoep® Programm befindet sich ausschließlich auf Ihrem PC. Sie können dadurch Ihr QM-System so lange nutzen, wie Sie es wünschen. Dazu bekommen Sie einen jährlichen Änderungsdienst angeboten. Es handelt sich hier nicht um ein Abo, für das Sie zahlen müssen, um Ihr Handbuch aufrecht zu erhalten.

Die Systeme sind mit einfachen Prozessen (Flussdiagramme) aufgebaut, dadurch leicht zu verstehen, und die notwendigen Dokumente sind direkt über die Prozesse zu erreichen. Da wir unterschiedliche Modelle für die verschiedenen Leistungsbereiche anbieten, sind die Modelle auf Ihren Arbeitsbereich abgestimmt. In allen Modellen gibt es Hinweise (Pflicht, optional), was sie bearbeiten müssen und wo Sie Spielraum haben (siehe unsere Seite QM-System).

Mit dem Kauf des Programms erwerben Sie die Lizenz zur Benutzung aller hinterlegten Dokumente. Diese können Sie so oft Sie wollen ausdrucken und verwenden.

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3. Kann ich das Programm ohne Hilfe erarbeiten? Warum bieten Sie Fortbildungen zur Erarbeitung des Programms an?

Zum Nachweis benötigen Sie eine kleine Grundschulung im Bereich Qualitätsmanagement. So können Sie auch die positiven Seiten des QM-Systems erkennen und in der Praxis nutzen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass zumindest ein Schulungstag zum Einstieg der Arbeit mit unserem System sinnvoll ist. Dazu bekommen Sie in unseren Seminaren viele praktische Tipps zur einfachen Umsetzung. Hier haben Sie jederzeit die Möglichkeit Ihre Fragen zu stellen und ausführliche Antworten zu erhalten.

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4. Sind die Johoep® Modelle zum QM-Nachweis geeignet?

Alle Johoep®-Modelle sind nach der ISO 9001:2015 prozessorientiert aufgebaut und enthalten alle Anforderungen und vereinbarten Mindeststandards aus dem aktuellen Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V. Alle unsere Zertifizierungen/Auditierungen (seit 2007) verliefen bisher erfolgreich. Unsere lange Erfahrung hat uns darin geschult, gute Wege zu entwickeln, sodass Sie mit möglichst geringem Aufwand die Anforderungen umsetzen und gleichzeitig einen echten Nutzen für Ihren Arbeitsalltag bekommen.

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5. Gibt es eine Vorlage für einen "richtig" ausgefüllten Auditbogen?

Eine Vorlage für das richtige Ausfüllen des Auditbogens ist nicht möglich. Jede Hebamme muss die Fragen für sich beantworten. Zugrunde liegt das individuelle Leistungsspektrum mit der eigenen Arbeitsweise. Zu allen Modellen gibt es im Handbuch jedoch einen Hinweisbogen, auf dem Sie zu jeder Frage die Antwort finden, welche Dokumente Sie dazu an welcher Stelle im System verwenden.

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6. Was muss im Fall einer Überprüfung eingesendet werden?

Hebammen ohne Geburtshilfe übersenden an den GKV den ausgefüllten Auditbogen (max. 3 zurückliegende Jahre Seite 1, 3-6), ggf. dazugehörige Maßnahmenpläne, sowie die angeforderten Fortbildungsnachweise.

Hebammen mit außerklinischer Geburtshilfe müssen zusätzlich zu den oben angegebenen Anforderungen die Seite 7+8 mit den Zusatzfragen zur Geburtshilfe im häuslichen Bereich und alle drei Jahre die externe Überprüfung eines Auditors/in nachweisen (Auditbogen Seite 2). Die Auditor/in darf selbst gewählt werden, auch wir bieten Audits an.

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7. Wie läuft die Überprüfung meines QM-Systems ab?

Lediglich der GKV darf um die Zusendung von entsprechenden Unterlagen bitten. Im ersten Schritt handelt es sich um eine Dokumentenprüfung des Auditbogens und ggf. entsprechender Fortbildungsnachweise. Nur bei Auffälligkeiten kann es in einem zweiten Schritt zu einer Überprüfung des QM Handbuchs und der erstellten Dokumente kommen. Die Überprüfung findet regulär einmal jährlich nach dem Losverfahren statt und kann nach erfolgter Überprüfung frühestens nach 5 Jahren wiederholt werden.

Nach Beschwerden von Versicherten oder Unregelmäßigkeiten im Abrechnungsverfahren ist nach Vertrag § 134a SGB V eine außerordentliche Überprüfung möglich.

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8. Wann muss das Handbuch überarbeitet werden? Wie lange sind die Formulare gültig?

Sie sollten einmal im Jahr die Aktualität Ihres QM- Handbuchs grundsätzlich überprüfen. Das kann z.B. mit unserem jährlichen Änderungsdienst erfolgen. Der Änderungsdienst enthält die aktualisierten Dokumente, die Sie in Ihr System direkt einpflegen.

Die erstellten Formulare behalten ihre Gültigkeit bis zur Änderung gesetzlicher Normen.

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9. Wann muss ich die Standards überarbeiten?

Zum einen müssen Standards dann überarbeitet werden, wenn sich Ihre Arbeitsweise ändert. Dies kann z.B. nach einer Fort- oder Weiterbildung der Fall sein. Zum anderen müssen Sie Änderungen etwa bei Überarbeitung/Ergänzung der entsprechenden Leitlinie berücksichtigen. Diese Informationen bekommen Sie auch in unserem jährlichen Änderungsdienst einschließlich der vorformulierten Textstellen für Ihr QM-System.

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10. Warum sind die Standards aus den Risikobereichen nicht bereits im Programm hinterlegt / fertig ausgearbeitet?

Es ist richtig, dass die Definition des Standards in der Regel relativ gleich ist. Es kommt aber zum einen auf Ihre Arbeitsweise an, wie Sie die Diagnosen erheben (z.B. besitzen Sie ein CTG Gerät) und zum anderen unterscheidet sich auch Ihre Vorgehensweise von der Ihrer Kolleginnen. Je nach Ausbildungsstand, Fortbildungen oder Erfahrungen können Sie hier Ihre Prioritäten setzen. So unterschiedlich wie die Frauen sind, die wir betreuen, so unterschiedlich sind auch die Hebammen. Hier sollen Sie bewusst nicht in Ihrer Sicht- und Handlungsweise beschnitten werden.

Zudem ist es notwendig, dass Sie gerade mit den Standards aus den Risikobereichen vertraut sind und dort auch der jeweilige aktuelle, wissenschaftliche Kenntnisstand einfließt. In unseren Programmen und den Änderungsdiensten erhalten Sie regelmäßig Hinweise auf geänderte Leitlinien / Richtlinien. So können Sie mühelos Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten auf hohem Niveau nachweisen.

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Haben Sie weitere Fragen, die hier nicht beantwortet werden?

Gerne geben wir auch persönlich Auskunft zu unserem System Johoep®, den Seminaren sowie den weiteren Leistungen des IfQH: Sprechen Sie uns einfach an!

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